Informacja o stanie przyjmowanych spraw

INFORMACJA O STANIE PRZYJMOWANYCH SPRAW, KOLEJNOŚCI ICH ZAŁATWIANIA LUB ROZSTRZYGANIA

Szanowni Państwo!

Z dniem 1 stycznia 2004 r. wszedł w życie zapis ustawy z dnia 6 września 2001r o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), który zobligował nas do bieżącego informowania o stanie przyjmowanych spraw i kolejności ich załatwiania i rozstrzygania. 

W niedługim czasie na naszych stronach zostanie uruchomiona przeglądarka, dzięki której będą mogli Państwo na bieżąco śledzić Wasze sprawy.

W chwili obecnej postaramy się Państwu przybliżyć procedury postępowania z przyjmowaną dokumentacją.

Sprawy obywateli załatwiane są przez pracowników merytorycznych Urzędu Gminy w Kamienniku.

Każdy obywatel ma prawo wglądu do dokumentacji prowadzonej w jego sprawie.

Każde pismo wpływające do Urzędu musi podlegać rejestracji w Sekretariacie. Z obowiązku rejestracji wykluczone są jedynie różnego rodzaju oferty, foldery reklamowe itp. kierowane na adres Urzędu, bądź poszczególnych pracowników.      
     

Każde pismo wpływające do Urzędu, a podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą i kolejnym numerem wpływu.

Pisma przekazywane są Wójtowi, po ich zadekretowaniu przekazywane są ponownie do sekretariatu, a następnie zgodnie z dyspozycją Wójta do poszczególnych pracowników merytorycznych (komórek organizacyjnych).

Pracownik po otrzymaniu pisma do zatwierdzenia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nowa sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nowa sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy.

Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub w odrębnym rejestrze.
       

Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym i kolejno numeruje. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Niedopuszczalne jest prowadzenie jednej sprawy pod kilkoma różnymi sygnaturami.

Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.

Zasadniczym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. Nr 98 poz. 1071 z 2000r.). W celu pogłębienia wiedzy o zagadnieniach poruszonych w tej informacji należy przede wszystkim sięgać do k.p.a. - bo takim skrótem określana jest w/w ustawa.
      

Urząd Gminy, jako organ administracji publicznej obowiązany jest do załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki, zaś obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez urząd. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.

Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów.
Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszego pobytu w Urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi.

Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami. Natomiast jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.

Na nieterminowe załatwienie sprawy strona może wnieść zażalenie do organu wyższego stopnia.
        

Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego albo z przyczyn niezależnych od urzędu.

Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.   

Informujemy, że dane dotyczące stanu realizacji spraw można uzyskać wg poniższego rozdzielnika: